- Email marketing adalah teknik pemasaran menggunakan media internet dan surat elektronik dengan tujuan menjalin hubungan dan menyampaikan pesan pemasaran (promosi) untuk menarik pelanggan.
- Pengguna internet di dunia menurut www.Internetwordstats. com mencapai 2 milyar lebih dan itu merupakan pangsa pasar yang sangat besar. Pemasaran menggunakan surat elektronik memiliki tujuan untuk menjual, mempromosikan, menginformasikan, menjalin hubungan serta membujuk konsumen yang dikemas dalam bentuk newsletter atau surat elektronik promosi.
a. Cepat dan sederhana. surat elektronik dapat dikirim dalam skala besar(banyak konsumen), konten atau isi surat elektronik dapat dibuat berbeda-beda sesuai dengan detail kontak konsumen. Hanya dengan menekan tombol kirim maka semua surat elektronik yang telah di desain langsung terkirim, begitu cepat.
b. Jangkauan. Surat elektronik sebagai alat yang ideal untuk pemasaran langsung terutama dengan target pasar yang tersebar dibeberapa lokasi geografis.
c. Hemat. Biaya yang dikeluarkan sangat murah dibandingkan dengan pilihan pemasaran tradisional seperti media cetak, televisi dan radio, Hemat biaya karena buget yang dikeluarkan per kontak surat elektronik ditambah dengan berlangganan bulanan aplikasi/layanan surat elektronik dan biaya koneksi yang digunakan untuk mendistribusikan surat elektronik sangat murah jika dibandingkan dengan media cetak dan ongkos pengirimannya.
d. Membangun/menjalin hubungan, dengan mengirim surat elektronik kepada konsumen secara teratur dari waktu ke waktu. konsumen merasa diperhatikan, dimana hal tersebut merupakan kunci untuk menjalin hubungan. Nawala (newsletter) merupakan contoh tentang bagaimana surat elektronik pemasaran dapat tetap menjaga hubungan dengan konsumen.
e. Meningkatkan trafik(tingkat/banyaknya kunjungan pengguna). Surat elektronik dapat membantu meningkatkan kunjungan pengguna internet ke website perusahaan hal ini terjadi ketika konsumen mengklik link konten yang mengarahkan ke website perusahaaan tersebut.
Terdapat 2 jenis surat elektronik komersial yaitu :
a) Surat elektronik promosi(email promotion) Merupakan alat komunikasi berupa surat elektronik yang dirancang dan dibuat berdasarkan tujuan tertentu, dimana konsumen diharapkan langsung melakukan tindakan atas informasi yang dikirimkan, biasanya berisikan informasi penawaran produk, diskon, musik gratis, voucher dan lain-lain.
b) Retention based emails(newsletter/nawala) Merupakan alat komunikasi berupa Surat elektronik yang digunakan dalam memberikan informasi mengenai perusahaan, baik menyangkut produk, orang yang terlibat, serta informasi lain yang dapat membantu berhubungan dengan urusan bisnisnya. Pengiriman nawala secara teratur memungkinkan pihak yang terkait terjaga kelangsungan hubungannya dalam waktu yang lama.
- Ketika Anda melakukan suatu transaksi dengan suatu perusahaan maka perusahaan akan mengirimkan surat elektronik komersial dan surat elektronik transaksi(Transaction email). Surat elektronik transaksi dapat berisikan informasi-informasi transaksi seperti konfirmasi pengiriman barang, informasi bagaimana barang harus dikembalikan jika terdapat kesalahan atau produk yang tidak sesuai.
a) Preheader
Preheader adalah satu atau dua baris teks yang ditampilkan di bagian atas surat elektronik(header). Baris teks tersebut yang akan mengarahkan pengguna surat elektronik untuk "Melihat surat elektronik secara online". Dengan semakin banyak orang melihat surat elektronik di ponsel, preheader juga dapat dimanfaatkan untuk mengarahkan surat elektronik keversi mobile.
b) Header
Bagian header terdiri dari "ke(To)", "dari(From)" dan "membalas(Reply)", pada bagian ini dapat dipergunakan untuk membangun hubungan dengan konsumen. Pembaca(pemilik surat elektronik) akan merasa dirinya spesial dan memahami bahwa nawala/newsletter tersebut unik dan dikirim ke pribadi oleh pengirim. Menggunakan alamat surat elektronik perusahaan pribadi(misalkan andi@namaperusahaan.com) untuk "membalas" dapat menciptakan keakraban.
c) Subyek Line
Bagian/Baris subjek dapat menjadi bagian terpenting dari surat elektronik baris subjek membantu pembaca dalam mengidentifikasi surat elektronik, dan juga menarik pembaca untuk membukanya. Baris subjek juga diteliti oleh filter spam, dan Anda harus menghindari menggunakan karakter, yaitu $ 2 # % & ^ ^ % # # # atau ! ! !. Baris subjek yang konsisten, menggunakan nama perusahaan dan edisi buletin, dapat membangun keakraban dan membantu pembaca untuk menyortir surat elektronik pada kotak masuk.
d) Personalisasi Ucapan
Dengan basisdata yang memiliki kemampuan untuk menyimpan nama pembaca, maka dapat dimungkinkan untuk melakukan personalisasi ucapan dari surat elektronik . " Hi Dewa Surya " atau “Aplikasi Terbaik untuk Dewa Surya” hal tersebut dapat menimbulkan tanggapan jauh lebih baik dibandingkan "Konsumen yang Terhormat", Kadang-kadang, baris subjek dapat dipersonalisasi juga untuk meningkatkan respon.
e) Body(tubuh)
Pada bagian ini isi surat elektronik dibuat. Jangan tergoda untuk menggunakan terlalu banyak gambar karena dapat meningkatkan ukuran surat elektronik, dan mengaburkan isi bila gambar tidak berhasil ditampilkan.
f) Footer
Bagian footer pada surat elektronik dapat membantu untuk membangun konsistensi, dimana perusahaan dapat menempatkan rincian kontak yang mencakup nama dan kontak email perusahaan. Hal ini dapat juga mencakup kebijakan privasi pengirim .
4. Etika penggunaan surat elektronik
Beberapa hal penting dalam penggunaan e-mail yaitu :
a. Jangan biarkan subjek kosong,
b. Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 KB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
c. Jangan mengirim teruskan (forward) surat elektronik tanpa berpikir
d. Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip sesuai dengan hal yang ingin disampaikan, lebih baik tidak mengutip seluruh tulisan orang itu. Dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu dan dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta, kutip sesedikit
e. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan
f. Gunakan huruf dan kata-kata yang mudah terbaca (Contoh yang salah misalkan mau menyampaikan “apa kabar” dirubah menjadi “4pa K4B4r”)
g. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
5. Merencanakan, Membuat, Menguji dan Mendistribusikan
A. Merencanakan
Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan surat elektronik sebagai media pemasaran yaitu.
1) Tujuan. Tentukan tujuan pemasaran menggunakan surat elektronik dan pastikan terukur. Sebagai contoh, jika sebuah toko ritel mengirimkan nawala kepada konsumen untuk mempromosikan diskon celana panjang sebesar 15% pada bulan januari, maka kalian harus mengetahui apakah tujuan sebenarnya dari pemasaran tersebut? Apakah untuk menjual lebih banyak celana panjang? atau untuk menjual produk yang lainnya. Jika demikian, produk yang mana, dan bagaimana Anda akan mengukurnya? Apakah peningkatan penjualan langsung berhubungan dengan nawala?. Mendefinisikan tujuan yang jelas dan terukur membuat Anda lebih mudah untuk menentukan keberhasilan pemasaran menggunakan surat elektronik.
2) Kesesuai antara strategi pemasaran online dan offline. Pastikan bahwa strategi online selaras dengan offline. Jika toko menjual baju renang dengan diskon 10%, pastikan bahwa promosi di toko sesuai dengan promosi yang ditawarkan secara online.
3) Konsistensi. Ketika merencanakan desain dan tata letak surat elektronik untuk pemasaran, penting dipikirkan tentang efek jangka panjang pada konsumen. Sebagai contoh, sebuah nawala bulanan harus memiliki konten baru tapi layout desain yang konsisten dari bulan ke bulan. Branding, logo dan warna harus sama di semua materi pemasaran
4) Waktu dan frekuensi. Penting untuk mempertimbangkan gaya hidup target pasar(konsumen), pililah waktu yang tepat dalam mengirimkan surat elektronik komersial, sebaiknya hari kerja (senin sampai jumat)atau sebelum hari-hari besar/perayaan. Jika target pasarnya adalah perusahaan hari Selasa dan Kamis sebelum tengah hari dapat memberikan hasil yang lebih baik daripada Senin pagi atau Jumat sore, karena saat itu target pasar disibukan oleh aktifitas pertama kerja atau berada di luar kantor. Contoh Jika konsumen menerima newsletter pada minggu pertama setiap bulan, Buatlah komitmen untuk mengirimkan newsletter pada waktu yang telah ditetapkan setiap bulannya. Hal ini membantu Anda menjaga hubungan baik, saling percaya dan membangun kredibilitas dengan konsumen.
Target yang dicapai menggunakan E-mail dikelompokan menjadi 2 yaitu jangka pendek dan jangka panjang.
Untuk target jangka pendek, hal ini sejalan dengan tujuan surat elektronik promosi yaitu.
- Pengguna melakukan pembelian.
- Pengguna mengunduh whitepaper.
- Pengguna meminta informasi tambahan.
- Jumlah surat elektronik yang diakses/dibaca dari seluruh surat elektronik yang dikirim(Openrate)
- Jumlah link yang dipilih/diakses (Click-through rate)
- Jumlah surat elektronik yang diteruskan (Number of e-mails forwarded)
- Return on investment (ROI)
- Penambahan data konsumen dalam basis data (Database growth)
- Jumlah sharing pada sosial media(Number of social shares)
- Jumlah link yang dipilih untuk membuka web tujuan (Conversion rate (activity on your site generated via email))
Pemasaran menggunakan surat elektronik agar dapat berhasil dengan baik maka kita harus memiliki basisdata(database) konsumen yang setuju untuk dikirimi surat elektronik komersial.
Ada beberapa cara untuk mengembangkan basisdata konsumen salah satunya adalah membeli dari perusahaan penyedia basisdata alamat surat elektronik, caranya sangat mudah, yaitu tinggal mencari di Google atau mesin pencari lainnya dengan kata kunci “email databases”. Contoh alamat website penyedia basisdata surat elektronik:
a) http://www.infousa.com
b) http://www.worldemaildatabases.com/
c) http://dmdatabases.com/
d) http://www.emaildatabase.co.za/
e) https://www.marketscan.co.uk/
f) http://www.specialdatabases.com/
g) http://www.elistxs.com/
Agar kita dapat menjaring data konsumen tanpa harus melanggar hukum yang berlaku. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu.
1) Tambahkan link "teruskan ke teman" di bagian bawah(footer) surat elektronik untuk mendorong konsumen ikut mendistribusikan informasi kepada teman-temannya. Informasikan juga bahwa semua alamat surat elektronik yang diteruskan akan ditambahkan dan disimpan secara otomatis ke basisdata,
2) Kata sign-up(daftar) dan berlangganan nawala(subscribes newsletter) dipasang ditempat yang mudah dilihat pada halaman website. Pada saat konsumen mengisi formulir pendaftaran berikan penjelasan dengan detail tentang kebijakan privasi dan pengaturan spam agar konsumen dapatmenerima surat elektronik yang dikirimkan.
3) Ketika berkomunikasi dengan konsumen baik melalui telepon atau surat elektronik, tawarkan sesuatu yang berharga secara gratis misalkan hadiah voucher, dan tanyakan apakah mereka ingin berlangganan nawala bulanan dan pastikan alamat surat elektronik sudah benar dengan memeriksa sintaks.
4) Menambahkan kotak berlangganan ke proses checkout website ritel.
5) Gunakan interaksi pada pameran dagang untuk meminta alamat surat elektronik.
6) Meminta alamat surat elektronik ketika konsumen berkunjung ke toko, dengan memberikan voucher diskon.
7) Bergabung di sosial media dan memberikan link belangganan nawala sehingga konsumen dapat berlangganan dengan mengisi formulir yang telah disiapkan.
8) Lakukan riset konsumen online, lakukan pendekatan menggunakan surat elektronik, beritahu di mana informasi konsumen tersebut didapatkan dan menjelaskan mengapa Anda menghubungi mereka.
9) Lakukan tes pengiriman surat elektronik untuk dapat dianalisa dan menghasilkan hal yang terbaik untuk konsumen.
10) Meminta ijin konsumen untuk menambahkan alamat surat elektronik dan informasi pribadi mereka kedalam basisdata. Informasikan kepada konsumen apa yang mereka dapatkan dan seberapa sering mereka akan mendapatkannya termasuk apa manfaatnya.
11) Menambahkan link atau opsi unsubscribe dan signature. Link berhenti berlangganan wajib ada disetiap surat elektronik yang dikirimkan. Pada bagian signature harus dapat menginformasikan kepada konsumen bahwa mereka mendapatkan informasi atau berita terbaru, dan menanyakan apakah mereka ingin menerima hal ini. Signature dapat berisi informasi data pengirim, alamat perusahaan, telepon, fax dan alamat website.
basis data harus terus berkembang. Basisdata konsumen tersebut dapat terdiri dari banyak tabel, salah satunya adalah tabel konsumen yang dapat berisikan record-record diantaranya yaitu.
1) Nama lengkap dan Gelar.
2) Tanggal Ijin pengiriman surat elektronik.
3) Sumber ijin.
4) Jenis kelamin.
5) Negara.
6) Alamat.
7) Telepon.
8) Alamat surat elektronik.
9) Tempat dan Tanggal lahir.
10) Frekwensi(seberapa sering konsumen ingin dikirimi surat elektronik).
Kebanyakan penyedia layanan surat elektronik secara otomatis menambahkan, menyimpan dan memperbaharui basis data, ketika konsumen mendaftar, melanjutkan, memilih keluar dari langganan nawala. Namun, kita harus berhati-hati karena ada kemungkinan pesaing juga ingin ikut mendaftar untuk mendapat informasi terbaru, berita ataupun produk. Oleh karena itu pastikan bahwa ada yang bertugas melakukan penyaringan basis data secara teratur menghapus data-data kontak pesaing yang mungkin telah terdaftar dan mampu mengidentifikasi sumber setiap kontak dalam basis data.
C. Merancang desain dan memilih template.
Surat elektronik yang dikirimkan ke konsumen dapat berbentuk teks saja atau HTML (hypertext markup language). Surat elektronik yang dibuat dengan menggunakan HTML dapat berisi gambar, huruf, warna dan hyperlink. Dalam membuat surat elektronik untuk pemasaran usahakan semenarik mungkin, jelas, dan sederhana.
Beberapa aturan yang harus dipatuhi yaitu :
1) Gunakan HTML, tanpa CSS, Dalam membuat template surat elektronik gunakan tabel untuk layout, tidak menggunakan CSS untuk pengaturan tampilan. Kode yang dibuat harus sesuai dengan aturan dari W3C (www.w3.org). Membuat desain di Microsoft Word dan kemudian mengekspor kode ke HTML sangat tidak dianjurkan karena spam filter tidak menyukai hasil ekspor dari Microsoft Word ke HTML disebabkan membawa karakter khusus.
2) Mengatur lebar dan jarak setiap sel secara tetap. Ketika hal ini tidak dilakukan, mail klien cenderung membuat surat elektronik sesuai dengan aturan sendiri (default) dan dapat merusak bentuk desain.
3) Jika Anda menggunakan warna latar belakang blok, pastikan untuk menyertakan 100 % lebar tabel untuk menutupi seluruh surat elektronik
4) Typography, Aturlah ukuran font lebih besar dari 9px. Karena font dengan ukuran lebih kecil menjadi sulit untuk dilihat pada beberapa mail klien, Gunakan jenis huruf yang mudah dibaca seperti arial, Teks berwarna atau teks cahaya(glowing) mungkin terlihat secara visual mengesankan, tetapi sulit untuk dibaca dan dapat menyebabkan ketegangan mata konsumen. Jika pada bagian (tulisan) ada hal penting dapat menggunakan penebalan tulisan(Bold).
5) Gambar. Penambahan gambar pada surat elektronik sangat baik dari segi keindahan dan daya tarik tapi pastikan ada “alt” tag untuk semua gambar.
Hal ini untuk memastikan bahwa pesan gambar masih dapat dikomunikasikan bahkan jika gambar tidak terlihat/tampil.
- Hindari menggunakan gambar untuk menyampaikan konten penting. Karena banyak klien email diatur untuk tidak menampilkan gambar secaradefault, dan jika hal ini terjadi, pesan penting tidak dapat tersampaikan.
- Hindari menggunakan terlalu banyak gambar, filter spam tidak dapat membaca gambar dan dapat menjadi curiga dengan isi surat elektronik.
- Hindari menggunakan format gambar png. Buat surat elektronik versi plain- text, karena ada kemungkinan terdapat konsumen yang tidak dapat mengunduh gambar, setidaknya mereka masih dapat membaca isi surat elektronik dan link.
- Jangan menggunakan latar belakang gambar, Misalnya pada Gmail, terdapat aturan mengabaikan atribut yang menunjukkan latar belakang gambar.
- Pastikan untuk menyatakan tinggi dan lebar untuk setiap gambar dalam tag HTML Anda, hal ini untuk memastikan render yang konsisten di sebagian besar klien surat elektronik.
7) Uji coba pengiriman surat elektronik. Jangan gunakan kata "test" di baris subjek, terutama ketika mengirim surat elektronik uji coba ke beberapa rekan atau konsumen. Pastikan bahwa administrator sistem tahu bahwa Anda mengirimkan surat elektronik uji coba sehingga mereka dapat memasukan ke dalam daftar putih (surat elektronik tidak dianggap sebagai spam dan diblokir).Uji surat elektronik Anda dalam berbagai aplikasi mail client sebelum dikirim.
Ada beberapa pertimbangan dalam mendesain surat elektronik untuk pemasaran diantaranya adalah :
1) Bentuk Tampilan
Penelitian telah menemukan bahwa pengguna membaca atau memindai surat elektronik mengikuti bentuk F (Nielsen, 2006) . Jadi dalam merencanakan desain dan konten sedapat mungkin mengikuti bentuk tersebut.
2) Layout
Bantu konsumen dengan penataan isi surat elektronik ke dalam segmen, manfaatkan batas atau blok warna untuk menonjolkan dan membagi konten. Sangat penting untuk menyeimbangkan gambar dan teks dalam surat elektronik. Biasanya penempatan gambar berada di samping teks yang relevan. Untuk membuat surat elektronik untuk pemasaran, Anda dapat menggunakan layout kolom tunggal atau banyak kolom.
Template surat elektronik adalah layout desain siap pakai yang dapat digunakan untuk surat elektronik. Yang perlu Anda lakukan adalah mengisi kontennya saja. Jika Anda memilih template, pilihlah template yang paling sederhana sehingga dapat disesuaikan dengan brand perusahaan dan konten yang harus diisikan. Template yang telah dirancang harus dilakukan proses pengujian menggunakan aplikasi pembaca surat elektronik (mail klien/mail berbasis web) sehingga dapat dipastikan surat elektronik tersebut tampil dengan baik.Beberapa alamat penyedia template surat elektronik gratis yaitu:
a) www.constantcontact.com
b) www.mailchimp.com
c) www.graphicmail.com/gm/features/email-templates/
d) www.activecampaign.com/templates/
D. Merancang untuk preview pane
Tips untuk merancang untuk preview pane :
a. menentukan lebar surat elektronik, yang terbaik adalah 600px untuk jendela preview pane dan tinggi sekitar 300px
b. Menempatkan logo Anda menonjol dalam bagian kiri atas email dapat meningkatkan citra merek
c. Cobalah untuk memasukkan Call to Action didalam area preview pane. Dengan cara itu, jika konsumen memilih untuk tidak membaca surat elektronik Anda, mereka masih akan melihat pesan utama Anda
E. Merancang surat elektronik untuk telepon selular
Hal yang paling penting untuk diingat ketika merancang sebuah surat elektronik pemasaran untuk perangkat mobile.
1) Ukuran Layar jauh lebih kecil maka konten harus dibuat sesederhana mungkin dengan call to action yang jelas.
2) Lebar surat elektronik yang ideal 600px. perangkat smartphone ada yang memiliki lebar sekitar 320px (iPhone) dan 480px (Android) jadi ketika Anda menetapkan lebar gambar header harus di bawah 600px. Hindari scrolling horizontal.
3) Buat link pada preheader surat elelktronik dalam bentuk teks yang dapat diklik dan diarahkan ke versi HTML surat elektronik newsletter Anda.
4) Desain surat elektronik Anda dalam sistem grid. Ini berarti konten Anda harus diletakkan dalam blok vertikal dan horizontal sejajar.
5) Sertakan teks alternatif untuk gambar Anda
6) Perangkat mobile yang tidak otomatis mengatur skala surat elektronik Anda ke bawah akan menampilkan konten di sebelah kiri terlebih dahulu. Pastikan bahwa konten Anda yang paling penting ditempatkan di sana.
7) Ukuran tombol link kurang lebih 44px agar terlihat baik pada ponsel
8) Banyak perangkat mobile memiliki layar sentuh. Maka penempatan link jangan berdekatan karena akan susah untuk diklik menggunakan jari, Untuk hasil yang baik ukuran link kurang lebih 30 s.d 45px, dengan margin minimal 15px. Dengan jarak link seperti ini , maka akan mudah bagi pengguna layar sentuh untuk menindaklanjuti Call to Action.
F. Merancang Call to action
Call to action dapat berupa teks hyperlink (disebut teks link), atau gambar yang terlihat seperti tombol. Menurut Email Experience Council, 72% suara dari pemasar surat elektronik, menyatakan bahwa, tombol lebih baik daripada link teks (Email Experience Council 2007). Misalnya "Pesan Sekarang”.
g. Membuat Konten
Salah satu
keberhasilan pemasaran menggunakan surat elektronik yaitu isi surat elektronik
memiliki nilai penting dan relevan untuk pembaca/konsumen. Konten berharga
harus informatif, memberikan solusi bukan masalah, sesuai kebutuhan konsumen.
Baik buruknya konten surat elektronik ditentukan oleh konsumen maka hal
tersebut harus menjadi perhatian khusus bagi para pemasar. Konten surat
elektronik dapat berisikan.
ü Humor
ü Penelitian
ü Informasi
ü Promosi
ü Konten Eksklusif
h.
Uji Coba
Desain
surat elekronik yang telah dibuat harus dilakukan pengujian, hal ini bertujuan
agar desain yang telah dibuat dapat tampil dengan sempurna disemua aplikasi (
web mail/Mail klien) surat elektronik dapat diuji di alamat https://litmus.com/
Ada beberapa komponen
surat elektronik yang diujikan jika anda akan melakukan pemasaran menggunakan
surat elektronik yaitu.
1.
Baris subjek
2.
Asal Pengirim
3.
Waktu Pengiriman ( hari dan jam )
4.
Frekwensi
5.
Gambar ( statis/dinamis ) termasuk rasio antara gambar dan teks
6.
Typografi ( jenis huruf dan warna )
7.
Link dan tombol ( call to action )
8.
Personalisasi
9.
Berhenti belangganan ( Unsubscribe )
10.
Halaman yang dituju ketika link diklik ( Landing Page )
11.
Tata Letak
Sistem pelacakan surat elektronik
menghasilkan statistik yang userfriendly dan cara pengukurannya
mengikuti kinerja kampanye surat elektronik yang meliputi.
·
Jumlah surat elektronik yang dikirim
·
Jumlah bouncing ( surat elektronik yang diembalikan )
·
Jumlah surat elektronik yang dibuka dan surat elektronik sampai, tetapi
tidak dibuka
·
Berhenti berlangganan
·
Teruskan ke taman
·
Tingkat klik tayang dan konversi
2) Menguji
kompatibilitas surat elektronik pada mail klien dan ponsel dapat dilakukan di http://www.emailonacid.com/
5) Memverifikasi
surat elektronik agar sesuai dengan aturan privasi surat elektronik
internasional dapat dilakukan di ReturnPath and Trust-e (www.returnpath.net dan
www.truste.com).
i.
Distribusi/Penyebaran
Konten
yang berkualitas, rancangan desain yang tepat, basisdata yang berprospek bagus
dan pengujian surat elektronik merupakan beberapa factor keberhasilan pemasaran
menggunakan surat elektronik. Pengujian akan memandu Anda mengetahui kapan
waktu yang terbaik untuk mengirim surat elektronik. Faktor kuncinya adalah data konsumen yang lengkap
sehingga kita dapat menganalisa kapan waktu yang tepat untuk melakukan
penyebaran dan mengujinya untuk mendapatkan respon dari konsumen. Hal lain yang
harus diperhatikan adalah skor reputasi, Jika skor pengirim termasuk dalam
ambang batas ISP(Internet Service Provider), pengirim pesan akan dikirim ke
kotak masuk. Jika tidak, surat elektronik pengirim mungkin akan masuk kedalam
folder bulk, dan dikarantina, atau bahkan dikembali ke pengirim. Ada suatu sistem otentikasi yang dapat mempengaruhi
skor reputasi surat elektronik Anda. Salah satunya adalah Domain Keys
Identified Mail (DKIM) dan Domain Name System (DNS). DKIM memastikan bahwa
setiap organisasi harus bertanggung jawab atas surat elektronik yang dikirim
yang berkaitan dengan domain mereka. Jika penerima telah memberikan izin untuk
dikirim pesan pemasaran melalui surat elektronik, maka surat elektronik Anda
tidak akan dikatagorikan sebagai spam. Pengguna memberikan izin ketika mereka
centang kotak yang mengatakan "Ya, kirimkan saya tawaran dari perusahaan
Anda melalui surat elektronik".
5 Format penulisan surat
elektronik
Format penulisan surat elektronik
adalah sebagai berikut. namapengguna@domain.com Alamat tersebut
dibagi menjadi 3 bagian yaitu;
a) namapengguna merupakan identitas pengguna
atau ID atau nama kotak surat;
b) @, dibaca “at”, yang dalam bahasa Indonesia
diartikan “lokasinya di...”;
c) domain.com merupakan nama domain tempat
e-mail itu berada misalkan www.yahoo.com, www.gmail.com dan sebagainya.
6 Klasifikasi surat elektronik
Surat elektronik dapat
dikelompokkan dalam dua basis berdasarkan aplikasi yang digunakan, yaitu.
a) Surat elektronik berbasis
klien(mail client)
Bagi pengguna surat elektronik
berbasis klien, aktifitas surat menyurat dilakukan dengan menggunakan perangkat
lunak email client, misalnya Thunderbird, Eudora atau Microsoft Outlook.
Perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan surat
elektronik secara offline (tidak tersambung ke internet), dengan demikian,
biaya koneksi ke internet dapat dihemat. Koneksi hanya diperlukan untuk
melakukan pengiriman (send) atau menerima (recieve) surat elektronik dari
mailbox.
b) Surat elektronik
berbasis web. Bagi pengguna surat elektronik berbasis web, seluruh kegiatan
surat menyurat harus dilakukan melalui website. sehingga untuk menggunakannya
haruslah dalam keadaan online. surat elektronik berbasis web biasanya
disediakan olehpenyelenggara layanan surat elektronik gratis seperti Hotmail (www.hotmail.com)
atau YahooMail (mail.yahoo.com). Saat ini, salah satu server milis
yang cukup banyak digunakan adalah Yahoogroups
Istilah-istilah yang
sering digunakan dalam menggunakan surat elektronik
1. Sign Up :
Mendaftarkan diri (menjadi member)
2. Sign In : Pemilik
e-mail dapat masuk ke e-mailnya sendiri apabila
3. Compose : Menulis
surat baru
4. Inbox : Surat yang
masuk ke pemilik e-mail
5. To : Surat akan
dikirim ke alamat e-mail yang dituju
6. CC : Surat dikirim
secara berantai ke alamat lain
7. BCC : Surat
dikirim ke alamat yang dituju tanpa memberi tahu
8. Draft : Surat yang
ditulis tapi belum dikirim
9. Sent : Surat yang
terkirim
10. Spam : Surat
tidak diinginkan oleh penerima surat elektronik dan
11. Reply : Membalas
surat yang diterima
12. Trash : Melihat
surat yang telah dihapus
13. Bulk : Melihat
surat yang dicurigai sebagai spam
14. Forward :
Meneruskan surat yang diterima untuk disampaikan kepada
15. Attachment :
Fasilitas pada sebuah program e-mail baik mail klien sudah terdaftar (menjadi
member)pemilik alamat yang tercantum di alamat CC kadang-kadang berisi
kata-kata yang tidak baik/menganggu maupun webmail yang dapat digunakan untuk
mengirimkan file, atau gambar, yang di ikutsertakan pada surat elektronik yang
akan di kirim.
7 Membuat, mengelola
dan mengirim surat elektronik
Penyedia
layanan surat elektronik gratis salah satunya adalah Google. Keuntungan Anda
jika memiliki Akun Google. Anda diberikan akses ke layanan seperti Gmail,
YouTube, dan Google+. Adapun langkah-langkah dalam pembuatan surat elektronik
berbasis web (Gmail) adalah sebagai beriku.:
a. Buka browser
Anda(internet explorer/mozila atau yang lainnya).
b. Ketikan alamat
www.mail.google.com pada address bar dan tekan enter pada keyboard.
c. Pilih buat
akun/Sign up
d. Isi formulir
pendaftaran sesuai dengan biodata Anda, jika telah selesai pilih langkah
berikut :
·
Nama, disikan nama depan dan nama belakang. Nama Anda akan
digunakan di seluruh layanan Google. Misalnya, ketika Anda membuat konten yang
ingin dibagikan dengan orang lain, nama Anda akan ditampilkan bersama konten
ini.
·
Pilih nama pengguna Anda, diisikan alamat id surat elektronik Anda
misalkan dewaarda@gmail.com. Anda akan menggunakan nama pengguna, untuk masuk
ke Akun Google yang juga merupakan alamat Gmail baru. Nama pengguna tidak peka
huruf besar/kecil, dan Anda dapat menggunakan huruf, angka, atau titik. Google
akan
membantu Anda dengan memberikan beberapa saran jika Anda kesulitan menemukan
nama pengguna yang disukai.
·
Buat sandi, diisikan sandi(password). Jaga akun Anda agar tetap
aman dengan memilih sandi yang baik. Saat membuat sandi, pastikan bahwa Anda
melakukan hal berikut.
a) Pilih sandi dengan cerdik.
b) Jangan gunakan sandi yang sama di website lainnya.
c) Gunakan pengukur kerumitan dari Google untuk membantu memastikan
bahwa sandi Anda sulit ditebak.
d) Gunakan setidaknya delapan karakter yang terdiri dari angka dan
huruf
·
Konfirmasi sandi Anda, diisikan sandi yang telah dimasukan
sebelumnya
·
Tanggal lahir, diisikan tahun, bulan dan tanggal lahir Anda.
Tanggal lahir Anda membantu Google memberikan beberapa hal seperti setelan yang
sesuai usia. Google tidak akan menampilkannya tanpa izinAnda.
·
Gender, disikan jenis
kelamin Anda Informasi jenis kelamin digunakan untuk berbagai hal seperti
meningkatkan layanan di Google. Misalnya, Google akan menggunakan siluet
berbeda saat Anda belum mengunggah foto profil. Siapa pun yang melihat profil Anda
atau menerima pesan seperti ini akan mengetahui gender Anda. Informasi ini
bersifat publik jika tidak diubah. Namun, Anda dapat mengubah siapa saja yang
dapat melihat informasi gender Anda setelah Akun Google dibuat. Jika Anda
menentukan “lainnya”, bukan “pria” atau “wanita”, atau memilih merahasiakan
gender, maka Google akan menggunakan foto netral (misalkan, "Pat berbagi
foto dengan Anda.").
·
Ponsel, diisikan nomor
handphone Anda contoh +61817707070 angka 0 didepan angka 8 dihilangkan Menyertakan
nomor ponsel di akun Anda adalah salah satu cara yang termudah dan paling dapat
diandalkan untuk membantu menjaga keamanan akun. Karena Anda memiliki ponsel
secara fisik, Google dapat memberikan cara yang lebih mudah bagi Anda untuk
kembali ke akun bila lupa sandi. Selain itu Google dapat menggunakannya untuk mempertanyakan
akses tak lazim ke akun Anda. Bidang ini opsional, namun sangat disarankan bila
Anda memiliki ponsel.
·
Alamat surat elektronik Anda saat ini, bagian ini dapat
dikosongkan jika Anda belum memiliki surat elektronik sebelumnya. Sifatnya
optional. Bagian ini digunakan untuk verifikasi jika terjadi suatu masalah,
mengisikan option ini membantu Anda dalam keamanan dan pemulihan akun, serta memberikan
alamat alternatif untuk pemberitahuan dari layanan Google.
·
Buktikan bahwa Anda bukan robot, diisikan kode yang tampil dan
jangan diberi tanda centang pada kotak lewati verifikasi ini. 10) Lokasi,
diisikan negara. Masukkan negara dan wilayah tempat tinggal Anda.
·
Berikan tanda centang pada kotak saya menyetujui persyaratan
layanan dan kebijakan privasi Google.
·
Pilih tombol langkah berikut, Jika berhasil maka akan tampil
seperti pada gambar 5.34 dan aturlah tampilan Anda.
Setelah Anda berhasil
membuat sebuah akun surat elektronik maka untuk menggunakannya Anda harus login
terlebih dahulu. Adapun langkah-langkah menggunakan surat elektronik adalah
sebagai berikut:
a)
Buka Gmail dengan alamat http://mail.google.com, kemudian masukkan
mail account dan password.
b)
Pilih Sign in seperti pada gambar 5.35. Jika id dan password Anda
benar maka akan tampil seperti pada gambar 5.36.
Untuk mengirim surat
elektronik pilih tombol compose. Ada kotak isian yang harus diisi
1) Kotak isian To
diisi dengan alamat surat elektronik yang akan dituju. Misal, dharmayasa69@yahoo.com
2) Jika Anda ingin
mengirim lebih dari satu alamat surat elektronik, cukup Anda tambahkan tanda
koma di antara alamat yang satu dengan yang lainnya contoh: dharmayasa69@yahoo.com,dewaarda@gmail.com atau
menggunakan CC (carbon copy) dan jika alamat yang dituju tidak ingin diketahui
oleh pengguna surat elektronik yang lain dapat ditambahkan pada BCC (blind
carbon copy). Fungsi cc/bcc ini adalah sebagai salinan sehingga akan terlihat
kepada siapa surat elektronik utama dituju dan kepada siapa salinan surat
elektronik dibaca.
3) Kotak isian
Subject diisi dengan judul atau perihal surat, misalkan CV Yasa-Buletin
Komputer edisi 20.
4) Ketik pesan atau
isi surat yang akan disampaikan, pada kotak tempat menulis pesan atau bagian
body.
5) Jika ingin
mengirim file pada surat elektronik dapat menggunakan fasilitas attach files
(lampiran) caranya adalah memilih tombol/link attach seperti pada gambar 5.38
kemudian memilih file yang akan dikirim lihat gambar 5.39.
6) Jika Anda telah
selesai membuat surat elektronik, pilih/klik tombol send untuk mengirim surat
elektronik. Untuk melakukan pengecekan surat elektronik pilih bagian inbox maka
akan tampil seperti gambar 5.40, untuk melihat isi dari surat elektronik pilih
subjek atau alamat pengirim sehingga isi surat elektronik dapat dilihat,
seperti pada gambar 5.41.
Untuk
membalas surat elektronik yang telah dibaca kepada alamat yang mengirim
pilihlah reply maka akan tampil seperti gambar 5.43 dan untuk meneruskan surat
elektronik kepada pemilik surat elektronik lainnya pilihlah tombol forward maka
akan tampil seperti pada gambar 5.44.
Mengakses surat
elektronik menggunakan Outlook 2007 Adapun langkah-langkah untuk mengakses
surat elektronik menggunakan Outlook 2007 yaitu.
1) Jalankan Outlook
2007 dengan cara (windows 7 pilih tombol Start > All Programs > Microsoft
Office > Microsoft Office Outlook 2007 atau pada windows 8 pilih icon
Outlook 2007.
2) Jika kalian kali
pertama menggunakan aplikasi ini maka akan tampil seperti gambar 5.45. Pilihlah
tombol nex.
3) Pilihlah option
yes dan tekan tombol next, maka akan tampil seperti gambar 5.47
Keterangan gambar
5.47:
a) Your name diisikan
nama kalian
b) Email address
diisikan alamat surat elektronik kalian (surat elektronik pada gmail contoh
dewaarga@gmail.com)
c) Password dan
retype password diisikan kata sandi untuk login surat elektronik.
4) Jika kalian telah
selesai mengisi, tekanlah tombol next maka akan tampil seperti gambar 5.48.
5) Jika berhasil maka
akan tampil seperti gambar 5.49 dan pilihlah tombol finish maka akan tampil
gambar 5.50.


Untuk membaca surat
elektronik yang sudah diambil dari server yaitu:

Untuk membuat dan
mengirim surat elektronik baru Anda dapat memilih tombol new. Maka akan tampil
seperti Gambar 5.55. to: diisi alamat penerima, cc diisi jika akan
ditembuskan/dikirim ke alamat surat elektronik yang lainnya, subjek diisi
dengan judul dari surat elektronik yang akan dikirimkan dan isikan konten surat
elektronik kalian dibagian body(kotak putih dibawah subjek). Membuat surat
elektronik di outlook sangat mudah seperti kalian berkerja dengan menggunakan
Microsoft Word.
Beberapa menu yang
sering digunakan dalam pengeditan konten surat elektronik pada Outlook yaitu.
a) Tab
Message
Pada menu message
terdiri dari 6 grup yaitu
1)
Clipboard yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu:
melakukan salin, menempelkan dan salin format suatu ketikan.
2)
Basic Text yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu:
mengatur ukuran, jenis, warna huruf, paragraf, dan penomoran.
3)
Names yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mencari dan memasukan
kontak ke header dari surat elektronik.
4)
Include yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu:
menyisipkan file, menambahkan file surat yang telah dibuat, menambahkan kartu
nama, kegiatan dalam kalender dan signature.
5)
Option yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: penanda
surat sudah di kirim, dan keamanan.
6)
Proofing yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu:
pengecekan ketikan.
b) Tab
Insert
Menu
insert terdiri dari 6 grup yaitu:
1) Include yang
didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: menyisipkan file,
menambahkan file surat yang telah dibuat,
menambahkan kartu nama, kegiatan dalam kalender dan signature.
2) Table memiliki fungsi untuk membuat tabel.
3) Illustrations
memiliki beberap fungsi yaitu untuk memasukan gambar, clip art, bentuk,
smartArt dan grafik.
4) Links memeliki
beberapa fungsi yaitu membuat hyperlink(pindah ke suatu halaman) dan bookmark.
5) Text memiliki
beberapa fungsi yaitu membuat text box, word art, drop cap dan memasukan
tanggal, waktu dan objek.
6) Symbol memiliki
beberapa fungsi yaitu membuat rumus matematika (equation), symbol, garis
horizontal.
c)
Tab Format Text
Pada menu Format Text
terdiri dari 6 grup yaitu:
1) Clipboard yang
didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: melakukan salin, paste dan salin
format.
2) Font yang
didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur ukuran, jenis, warna huruf,
merubah ketikan menjadi tebal, miring dan garis bawah,pangkat (super script),
subscript.
3) Paragraph yang
didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur paragrap, numbering,
bullet, line spacing border.
4) Style yang
didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur style ketikan yang telah
dibuat.
5) Zoom yang
didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: memperbesar area kerja.
6) Editing yang
didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: untuk mencari, mengganti ketikan dan
memilih objek.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar